Datenschutz & Compliance

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Bevor eine Schule votever einsetzen darf, verlangt ihre Bildungsdirektion in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Diese Seite fasst seinen Inhalt zusammen. Der vollständige Vertrag liegt bereits fertig ausgearbeitet vor: Auf Anfrage erhalten Sie ihn als PDF, unsere Unterschrift ergänzen wir beim Versand, ohne dass er erst erstellt werden muss, und können ihn direkt bei Ihrer Bildungsdirektion vorlegen.

Vertragstext ansehen & als PDF speichern

Ablauf

Drei Schritte bis zum unterzeichneten AVV.

Schritt 1

E-Mail schreiben

Kurze Anfrage an office@votever.at mit Betreff „AVV-Anfrage – [Schulname]".

Schritt 2

Unterzeichneter AVV

Sie erhalten den vollständig ausgearbeiteten AVV als PDF; unsere Unterschrift ergänzen wir beim Versand, ohne dass der Vertrag selbst erst erstellt werden muss.

Schritt 3

Vorlage bei der Bildungsdirektion

Das Dokument kann direkt bei Ihrer Bildungsdirektion oder Ihrem Datenschutzbeauftragten vorgelegt werden, ohne weitere Rückfragen.

Was im AVV steht

Die wichtigsten Regelungen im Überblick.

Eine Zusammenfassung der Kernpunkte – kein Ersatz für den vollständigen Vertragstext.

Vertragsgegenstand

votever verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag der Schule (Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO) zum Zweck der Durchführung digitaler Schulwahlen. votever ist Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

Art der verarbeiteten Daten

E-Mail-Adresse, Rolle, Schulzuordnung, Funktion im Haus und optional Telefonnummer der Wahladministration (Lehrkraft), dazu deren Onboarding-Fortschritt und Sitzungsdaten für die Anmeldung, sowie Name der Schule. Im Wahlprotokoll werden zusätzlich die Namen von Wahlleitung und Wahlzeuginnen bzw. Wahlzeugen erfasst. Bei Kandidaturen: Vorname, Nachname, Geschlecht, Klasse bzw. Abteilung und ein Lichtbild der jeweils kandidierenden Person – überwiegend minderjährige Schülerinnen und Schüler. Die übrige, deutlich größere Wählerschaft bleibt dagegen namenlos: Von ihr werden ausschließlich Klassenbezeichnung und Schülerzahl verarbeitet, keine Namen.

Zweck der Verarbeitung

Ausschließlich zur Einrichtung, Durchführung und Auswertung von Schulwahlen. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung, Weitergabe an Dritte oder Verwendung für eigene Zwecke durch votever findet nicht statt.

Dauer und Löschung

Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit des Hauptvertrags. Nach dessen Ende werden die Wahldaten auf Vereinbarung mit der Schule zurückgegeben oder gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten – etwa für Rechnungen (sieben Jahre nach § 132 BAO) oder das Wahlprotokoll bis zum Ablauf der Anfechtungsfrist – bleiben davon unberührt.

Ort der Verarbeitung

Wahldaten werden auf Servern in Frankfurt am Main (EU) gespeichert und verarbeitet; der E-Mail-Versand erfolgt über Server in Irland. Einzelne eingesetzte Dienstleister haben ihren Vertragssitz dagegen außerhalb der EU, etwa Supabase in Singapur – wofür kein Angemessenheitsbeschluss der EU besteht – und Resend in den USA. Grundlage dieser beiden Übermittlungen sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; für Cloudflare ist die Transfergrundlage derzeit noch nicht abschließend geklärt. Die vollständige Liste der eingesetzten Dienstleister mit Sitz und Verarbeitungsort nennt die Datenschutzerklärung.

Subauftragsverarbeiter

votever setzt mehrere Subauftragsverarbeiter ein; Firma, Sitz, Zweck und Verarbeitungsort sind in der Datenschutzerklärung sowie in § 7 des Vertrags aufgeführt. Über die Aufnahme oder den Wechsel eines Subauftragsverarbeiters wird die Schule vorab informiert und kann dem widersprechen.

Weisungsgebundene Verarbeitung

votever verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung der Schule. Sofern votever gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet ist, teilt votever dies der Schule vor der Verarbeitung mit.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Row-Level-Security mit Mandantentrennung je Schule, durchgehende TLS-Verschlüsselung, optionale Zwei-Faktor-Anmeldung für die Verwaltung, Ratenbegrenzung bei der Code-Eingabe sowie kryptografisch sicher erzeugte Zugangscodes. Die wirksamste Maßnahme ist die Datenminimierung: Von der Wählerschaft wird keine Namensliste geführt, nur die Schülerzahl je Klasse. Administrative Vorgänge werden fortlaufend protokolliert; der zeitlich begrenzte Support-Zugriff auf ein Schulkonto ist zweckgebunden, hinterlässt aber keinen dauerhaften Nachweis, da das Zugriffsticket beim Einlösen gelöscht wird.

Rechte der betroffenen Personen

votever unterstützt die Schule bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung) unverzüglich, damit die Schule als Verantwortliche die ihr gegenüber der betroffenen Person geltende gesetzliche Frist von einem Monat einhalten kann (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Eine Ausnahme gilt für bereits abgegebene Stimmen: Aufgrund des Wahlgeheimnisses besteht keine Verbindung zwischen Person und Stimme, sodass insoweit keine Auskunft möglich ist.

Meldepflicht bei Datenpannen

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert votever die Schule unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls.

Den vollständigen, rechtlich bindenden Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie auf Anfrage als PDF, mit unserer Unterschrift beim Versand – fertig ausgearbeitet, ohne dass er erst erstellt werden muss.

Weiterleiten an den Datenschutzbeauftragten

Kurzfassung für die Vorlage bei Ihrer Bildungsdirektion oder Ihrem Datenschutzbeauftragten

Die Wählerschaft bleibt namenlos: Erfasst werden nur Klassenbezeichnung und Schülerzahl, keine Namen.

Kandidatinnen und Kandidaten sind dagegen namentlich erfasst, einschließlich Lichtbild – überwiegend minderjährige Schülerinnen und Schüler.

Wahldaten liegen auf Servern in Frankfurt (EU), der Mailversand über Server in Irland; die Vertragssitze von Supabase und Resend liegen außerhalb der EU, abgesichert durch Standardvertragsklauseln. Für Cloudflare ist die Transfergrundlage derzeit noch nicht abschließend geklärt – die vollständige Liste nennt die Datenschutzerklärung.

AVV gemäß Art. 28 DSGVO auf Anfrage verfügbar.

votever ist Auftragsverarbeiter – die Schule bleibt Verantwortliche.

Wahldaten werden nach Vertragsende zurückgegeben oder gelöscht, wie vereinbart; gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. für Rechnungen und das Wahlprotokoll) bleiben unberührt.

TOMs: durchgehende TLS-Verschlüsselung, Mandantentrennung durch Row-Level-Security, Ratenbegrenzung bei der Code-Eingabe und ein durchgehendes Protokoll administrativer Vorgänge. Offen: Die Speicherorte für hochgeladene Bilder (u. a. Kandidatenfotos) sind öffentlich lesbar konfiguriert, der zeitlich begrenzte Support-Zugriff wird nicht dauerhaft protokolliert, und es fehlen eine Feldverschlüsselung, eine Löschroutine für Protokolle sowie eine dokumentierte Historie von Sicherheitsüberprüfungen – Einzelheiten in § 8 des Vertrags.

Benachrichtigungspflicht bei Datenpannen unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden.

Diese Seite können Sie direkt an Ihre Bildungsdirektion oder Ihren Datenschutzbeauftragten weiterleiten.

Noch offene Fragen?

Schreiben Sie uns. Wir beantworten Fragen zum Datenschutz direkt und verständlich.

Zur Datenschutz-Seite →